Cómo elegir el primer proceso que automatizar con IA

1. Describe una tarea que empieza y termina

Sustituye objetivos amplios como mejorar administración por una tarea concreta: recibir una solicitud, localizar los datos necesarios y preparar un borrador para quien la tramita. Escribe qué activa el proceso, qué recibe, qué entrega y quién acepta el resultado. Si el equipo interpreta esos límites de maneras distintas, resuelve primero esa diferencia.

Observa varios ejemplos recientes con la persona que hace el trabajo. Anota dónde espera, dónde copia información y dónde necesita criterio. También registra las excepciones: documentos incompletos, solicitudes duplicadas o instrucciones contradictorias. Son parte del proceso, aunque no aparezcan en su descripción ideal.

2. Decide qué parte necesita inteligencia artificial

Una regla fija puede mover un archivo, enviar un recordatorio o comprobar si falta un campo. La IA puede ayudar cuando hay que interpretar texto variable, proponer una clasificación o redactar un borrador. Combinar ambos enfoques permite asignar cada paso a una solución adecuada.

Por ejemplo, una solicitud puede entrar por formulario, pasar comprobaciones convencionales y utilizar IA únicamente para resumir su contenido. El responsable recibe ese resumen con el documento original. Evita convertir todo el circuito en un agente autónomo si la dificultad está concentrada en una única operación.

3. Compara candidatos con criterios explícitos

Crea una lista breve y compara los mismos aspectos para cada tarea. Puedes usar una escala interna de bajo, medio y alto; su función es ordenar la conversación, no aparentar precisión financiera. Pide a operaciones que valore el trabajo y a tecnología que revise las dependencias.

• Frecuencia: ¿ocurre lo suficiente para aprender del piloto?
• Carga: ¿cuánto esfuerzo requiere completar y corregir la tarea?
• Datos: ¿existen entradas representativas y accesibles con autorización?
• Comprobación: ¿puede una persona distinguir un resultado correcto?
• Consecuencias: ¿qué sucede si hay un error o una interrupción?

4. Prepara la información y los permisos

Reúne ejemplos suficientes para representar los formatos habituales y las excepciones importantes. Retira los datos que no sean necesarios para la prueba y utiliza casos ficticios cuando todavía estés explorando herramientas. Un archivo público también puede contener datos personales; público no equivale a libre de condiciones de uso.

Identifica quién autoriza el acceso, dónde se procesa la información y qué se conserva. La guía de la AEPD sobre tratamientos con IA ayuda a revisar estas cuestiones cuando intervienen datos personales. La elección del proveedor y la configuración forman parte del diseño del piloto.

5. Prueba con una referencia de calidad

Antes de activar el flujo, prepara ejemplos con el resultado esperado y define qué errores impedirían usarlo. Ejecuta primero una prueba supervisada: la propuesta automática se compara con el trabajo habitual y una persona valida cualquier acción externa. Google Cloud documenta estos puntos de intervención humana como un patrón de diseño para agentes.

Registra el tiempo completo, incluyendo preparación, revisión y correcciones. Comprueba también qué ocurre cuando falta una fuente o falla una conexión. Un resultado convincente en una demostración no acredita el comportamiento ante situaciones repetidas.

6. Termina el piloto con una decisión

Acordad de antemano cuándo revisaréis la prueba y quién decidirá ampliarla, modificarla o detenerla. El informe puede ser breve: tarea, ejemplos evaluados, calidad, esfuerzo de revisión, costes y problemas pendientes. Guarda los resultados para comparar futuras versiones.

Para preparar una primera conversación con TechValley, trae una descripción del proceso y ejemplos sin información confidencial. Con ese material se puede plantear un diagnóstico: delimitar el trabajo, identificar dependencias y definir qué tendría que demostrar un piloto antes de invertir en su despliegue.

7. Ejemplo de una ficha de piloto

Este ejemplo es una propuesta de trabajo, no un caso de cliente ni una estimación de ahorro. Puedes copiar la estructura para describir una necesidad de tu empresa: clasificar solicitudes de correo y preparar un borrador para el equipo responsable.

• Entrada y salida: una solicitud recibida; una categoría propuesta, un resumen y el correo original para revisar.
• Reglas e IA: las reglas comprueban campos y duplicados; la IA interpreta el mensaje. Ningún correo se envía automáticamente durante la prueba.
• Materiales: ejemplos autorizados y anonimizados, incluidos mensajes incompletos, ambiguos y fuera del alcance.
• Validación: la persona responsable compara cada propuesta con una clasificación acordada. Si falta información, se deriva a revisión.
• Medición: registrar tiempo total, correcciones, solicitudes bien derivadas y costes de operación. Comparar con el proceso actual, incluyendo la revisión humana.
• Decisión: ampliar solo si se cumplen los criterios de calidad acordados y existe una persona que pueda mantener el flujo; ajustar o detener si no se cumplen.